Toelichting
De regeling zoals deze hieronder is opgenomen geeft de klachtenregeling weer. In deze standaardregeling wordt de behandeling van een klacht door leden of andere belanghebbenden vastgelegd. De behandeling van een klacht zal worden afgehandeld door minimaal 2 leden van het dagelijks bestuur.
Artikel 1. Definities en reikwijdte
Deze regeling verstaat onder:
1. de organisatie: voetbalvereniging RKSV Haslou te Elsloo
2. de voorzitter: voorzitter dagelijks bestuur RKSV Haslou, of een door hem aangewezen vervanger in het bestuur
3. de klager: degene wiens belang rechtstreeks betrokken is bij de gedraging van voetbalvereniging RKSV Haslou
4. een gedraging: het handelen of nalaten van handelen door voetbalvereniging RKSV Haslou als geheel of één of meerdere van haar (vrijwillige) medewerkers en of leden
5. de beklaagde: de organisatie of persoon tegen wiens gedraging door een klager een klaagschrift is ingediend;
6. een klaagschrift: een schriftelijke klacht tegen een gedraging van de beklaagde
Artikel 2. Toepassingsgebied
Deze regeling is van toepassing op de behandeling van klachten over gedragingen van voetbalvereniging RKSV Haslou als geheel, haar leden en/of haar (vrijwillige) medewerkers.
Artikel 3. Wijze van indienen
1. Een klager of zijn gemachtigde kan een klacht indienen bij een lid van het dagelijks bestuur.
2. Een klaagschrift wordt ondertekend en bevat minstens de volgende gegevens:
- de naam en adres van de klager;
- de datum;
- een omschrijving van de gedraging waartegen bezwaar gemaakt wordt;
- de gronden waarop de klager bezwaar maakt.
3. Indien het klaagschrift niet voldoet aan de in het tweede lid van dit artikel genoemde vereisten stelt een vertegenwoordiger van het dagelijks bestuur namens dit orgaan de klager
hiervan op de hoogte en nodigt klager uit het verzuim binnen één week te herstellen.
4. Indien klager het verzuim, zoals bedoeld in het derde lid van dit artikel, niet herstelt, wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Artikel 4. Indieningtermijn
De termijn voor het indienen van een klaagschrift bedraagt vier weken, te rekenen vanaf de datum waarop de gedraging waarover geklaagd wordt heeft plaatsgevonden.
Artikel 5. Kosteloze behandeling
Aan de behandeling van een klaagschrift zijn geen kosten verbonden..
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
Het dagelijks bestuur zendt binnen één week na ontvangst van het klaagschrift een bericht van ontvangst.
Artikel 7. Behandeling van de klacht
Het dagelijks bestuur neemt de klacht in behandeling en handelt deze binnen maximaal 4 weken na ontvangst van de klacht af. De hiertoe noodzakelijke acties worden vanuit het dagelijks bestuur aangezet en kunnen omvatten:
- Een gesprek met de klager ter verduidelijking van de klacht en/of feitelijke onderbouwing van de klacht
- Een gesprek met de beklaagde om invulling te geven aan de hoor-wederhoor verplichting
- Overleg met eventueel andere betrokkenen te verduidelijking of verzameling feitelijkheden
- Overleg met het totale bestuur indien aard van de klacht hiertoe noodzaakt
- Raadpleging beelden camera systeem indien bijdraagt aan de feitelijke verduidelijking van een klacht. Hierbij wordt de procedure camera toezicht in acht genomen.
Artikel 8. Afhandeling van de klacht
Op basis van informatie uit aangereikte klacht, gevoerde gesprekken en andere feitelijke informatie zal dagelijks bestuur een schriftelijke reactie sturen naar klager en beklaagde ter afhandeling van de klacht. Deze reactie kan zijn:
- Een weergave van de reeds afgesproken oplossing die met goedkeuring van alle partijen zijnde klager, beklaagde en dagelijks bestuur RKSV Haslou tot stand is gekomen.
- Een besluit van het dagelijks bestuur dat bindend wordt medegedeeld aan klager en beklaagde.
Artikel 9. Beroep tegen afhandeling klacht
Er is geen regeling voor beroep tegen afhandeling van de klacht.
